مشخص کردن تعداد مناسب ایمیل ها تعادل خوبی برقرار می کند :
اگر ایمیل های زیادی بفرستید مخاطبان خود را در ایمیل غرق می کنید در مقابل اگر تعداد کمی بفرستید آن ها را با محتویات زیاد در هر ایمیل مواجه می کنید.
مجموعه ایمیل هایی که می فرستید باید با نیاز مشتریان برای کسب اطلاعات متناسب باشد نه با نیاز شما برای ارسال اطلاعات.
تخمین زدن تعداد مطلوب پیام های دریافتی از نظر مخاطبان معمولا" به دو عامل بستگی دارد :
تعداد دفعاتی که مخاطبان در چرخه ی خرید شرکت کرده اند.
اگر مشتریان قدیمی یا بالقوه هفته ای یک بار از کالا یا خدمات شما خرید می کندد ارسال 52 ایمیل در سال شاید شروع خوبی برای تعیین تعداد باشد.اگر ماه ها یا سال ها طول می کشد تا این مشتریان تصمیم به خرید بگیرند می توانید تعداد ارسال ایمیل هایتان را بر پایه ی تعداد دفعاتی قرار دهید که احتمالا" درباره ی خریدهایشان با دوست و اشنایی صحبت می کنند .
میزان اطلاعاتی که مخاطب برای تصمیم گیری درباره ی خرید به آن نیاز دارد.
برای مشتری برخی از تصمیم گیری ها درباره ی خرید کار اسانی است اما برخی دیگر به توجه بیشتر نیاز دارد اگر مشتری به اطلاعات زیادی برای تایید تصمیمش نیاز دارد تعداد ایمیل هایی که می فرستید باید افزایش یابد .بنابراین نباید مقدار زیادی اطلاعات را در تعداد کمی ایمیل بفرستید .به جای ان تعداد ایمیل با محتوای اطلاعات کم ارسال کنید.
تخمین زدن اینکه چه تعداد ایمیل کلیه اطلاعات لازم را به طور موثر در اختیار مشتری قرار می دهد ممکن است به سادگی تقسیم کردن اطلاعات به چند بخش مساوی یا به پیچیدگی رساندن موفقیت امیز اطلاعات زیادی باشد که مخاطب را بیشتر درگیر می کند.
اگر چه توجه به نیاز مخاطب همیشه بهترین خط مشی به حساب می آید .اما گاهی اوقات
محتویات ایمیل تعداد ایمیل های ارسالی را تعیین می کند .
برای مثال تعداد کل ایمیل هایی که می فرستید ممکن است به موارد زیر بستگی داشته باشد :
میزان تغییر محتوا :
اگر ایمیل شما همیشه همان پیام اصلی را در خود دارد و محتوای ان همیشه تازگی خود را حفظ می کند لازم نیست ان را به تداد زیاد ارسال کنید.
موضوع و محتوای ایمیل :
اگر ایمیل شما شامل موضوعی تکراری است می توانید تعداد ایمیل های ارسالی را با ان موضوع هماهنگ کنید.
انتخاب طول مناسب ایمیل
ایمیل ها معمولا"هر چه مختصرتر باشند.موثرترند.مشتریانی که دوست داشته باشند پیام های طولانی دریافت کنند معمولا" استثنا هستند .مفهومی به نام طول ایده آل ایمیل که برای هرکس و هرقالبی کاربرد داشته باشد وجود خارجی ندارد .تناوب و طول هر ایمیل به مخاطب و ارزش محتوای ان بستگی دارد.
تا وقتی با مخاطبتان به اندازه کافی اشنا نشده اید که بدانید تا چه حد اطلاعات ایمیلی را تحمل می کند شیوه ی هرچه کمتر بهتر را در پیش بگیرید.به عنوان قانون کلی هر چه ایمیل طولانی تر باشد مخاطب دفعات کمتری دریافت ایمیل شما را تحمل می کند .
اگر چه مخاطب بالاخره با انصراف از لیست یا باز کردن کمتر ایمیل ها در مقابل ایمیل های خیلی طولانی عکس العمل نشان می دهد اما پیش از این اتفاق می توانید با انجام کارهای زیر طول ایمیل هایتان را کاهش دهید و تعداد ان ها را با طولشان متناسب کنید :
محتوای ایمیل تان را به بخش های مختلف تقسیم کنید و یک گروه ایمیل بفرستید.
برای توضیح درباره ی ارزش کالا یا خدمات تان از عکس استفاده کنید.
از فضای سفید و عوامل طراحی استفاده کنید.