محتویات ایمیل شما باید با این موضوع که مشتریانتان ترجیح می دهند چگوه به این ابزار ارتباطی پاسخ دهند ,هماهنگی داشته باشد. بدین ترتیب مخاطب به آسانی از نظر درونی با آن ارتباط برقرار می کند و به پیامتان عکس العمل نشان می دهد .
به مقایسه ی زیر بین اطلاع رسانی با ایمیل و استفاده از بیلبورد دقت کنید.
تصور کنید بیلبوردی در کنار بزرگراهی نصب شده که مردم در آن با سرعت 65 مایل در ساعت حرکت می کنند.اگر این بیلبورد شامل متنی دو پاراگرافی ,شماره تلفن دفتر ,شماره ی موبایل ,شماره ی فاکس ,و آدرس ایمیل و نقشه ای برای رسیدن به دفتر فروش باشد احتمالا" هیچ نتیجه ی از آن نخواهید گرفت . زیرا هیچ راننده ای در این بزرگراه نمی تواند در آن واحد با تمامی این اطلاعات ارتباط برقرار کند .
حتما اگر صفحه بندی آن برای رانندگان خوانا باشد , باز هم عمل کردن به برخی از اطلاعات روی بیلبورد مشکل است .برای مثال بعید است رانندگان به آدرس ناشناسی که روی بیلبورد آمده ایمیل بزنند , ساده ترین دلیلش این است که پشت کامپیوترهایشان نیستند.ارتباط مردم با ایمیل هم مثل بیلبورد است . دوست دارند به سرعت
محتویات ایمیل را بررسی کنند تا ببینند ارزش جواب دادن یا خواندن جزئیات را دارد یا نه .
دقت کنید از سربرگ ,شکل ها, پیوندها ,و متن به شکلی استفاده کنید که مشتری با یک نگاه با آن ارتباط برقرار کند.
نسبت به بیلبورد و ابزار های تبلیغاتی دیگر , مردم به ایمیل عکس العمل متفاوتی نشان می دهند .کسانی که بیلبورد را نگاه می کنند باید از ابزار دیگری ( مانند تلفن یا کامپیوتر )نیز استفاده کنند تا با شرکت مورد نظر ارتباط برقرار کنند . اما در مورد ایمیل , با استفاده از خود ایمیل به آن عکس العمل نشان می دهند .
مثلا" با انجام کارهای زیر :
• کلیک کردن روی پیوندی در متن ایمیل
• دانلود کردن فایلی مربوط به ایمیل
• فوروارد کردن ایمیل برای دیگران
• جواب دادن ایمیل
• کلیک کردن بر روی شماره تلفنی در یک ایمیل موبایلی
• چاپ کردن ایمیل
• ذخیره کردن ایمیل در صندوق پستی