جای دادن اطلاعات اشنا و جذاب در سربرگ هر ایمیل یکی از بهترین روش ها برای افزایش تعداد پاسخ به ایمیل ها در طول زمان است .سربرگ شامل موارد زیر است :
• نام فرستنده
• ادرس فرستنده
• موضوع
• پیام و کدی که با برنامه ی ایمیل وارد می شود .
اشنایی با سربرگ ایمیل
برنامه ی ایمیل شخصی قسمت هایی از اطلاعات مربوط به سربرگ ایمیل را نشان می دهد که کاربران ایمیل هایشان را طبق ان دسته بندی و اولویت بندی می کنند و تصمیم می گیرند چگونه هر ایمیل را باز و نگاه کنند .اطلاعات یک سربرگ مناسب به مخاطب کمک می کند شما را به عنوان فرستنده ای قابل اعتماد بشناسد و تصمیم بگیرد که ایا ایمیل تان ارزش توجه فوری را دارد یا نه .اگر چه نمی توانید تمامی اطلاعات موجود در سربرگ ایمیل را کنترل کنید اما کنترل سه جزء مهم اطلاعاتی که برای مخاطب و دریافت ایمیل بیشترین فایده را دارد در اختیار شماست .
• قسمت فرستنده (from ) :
سطر فرستنده , سطری از متن است که نشان می دهد چه کسی ایمیل را فرستاده است بیشتر برنامه های ایمیل و سرویس دهندگان ان به شما اجازه می دهد متنی یک خطی را به سربرگ ایمیل اضافه کنید تا نشان دهنده ی هویت شما باشد.
• سطر آدرس :
آدرس فرستنده ادرس ایمیلی است که به شما به عنوان فرستنده مربوط می شود .بعضی از برنامه های ایمیل ,ادرس ایمیل فرستنده را در کنار سطر فرستنده نمایش می دهند اما بعضی دیگر فقط یکی را نشان می دهند.
• آدرس سرور (server) ایمیل شما :
آدرس سرور را به عنوان پروتکل اینترنتی نیز می شناسند .این شماره شماره ای منحصر به فرد است که سرویس دهنده ی ایمیل شما را مشخص می کند .بیشتر شرکت های سرویس دهنده ی اینترنت به ادرس سرور ایمیل در سربرگ نگاه می کنند تا متوجه شوند سرور شما فرستنده ی قانونی ایمیل های تجاری است یا به عنوان ارسال کننده ی ایمیل های ناخواسته گزارش شده است .اگر از سرور ایمیل خودتان ایمیل می فرستید یا اگر شرکت میزبان ایمیل ,ارسال ایمیل های شما را از سروری انجام می دهد که برای بیشتر سرویس دهندگان اینترنت نا اشناست با تغییر سرویس دهنده ی ایمیل سرور فرستنده ی ایمیل تان را عوض کنید.
پر کردن قسمت فرستنده
تغییر عنوان فرستنده باعث می شود بیشتر برنامه ها ی ایمیلی اطلاعات کافی در اختیار مخاطب قرار دهند تا شما را به عنوان منبع ایمیل های قابل اعتماد بشناسند و به شما اعتماد کند .برای مشخص کردن فرستنده معمولا" باید اطلاعات فرستنده را در گزینه های اشتراک تایپ کنید.در طول روند ایجاد عملیات ایمیلی سرویس دهندگان ایمیل به شما اجازه می دهند برای هر ایمیل ویژه در قسمت سربرگ اطلاعات منحصر به فردی اضافه کنید.
از خودتان بپرسید مخاطب احتمالا" شما را چگونه شناسایی می کند سپس سطر فرستنده را به شکلی درست کنید که ان اطلاعات را در خود داشته باشد .جای دادن اطلاعات زیر در قسمت سربرگ باعث می شود ایمیل تان ظاهر اشنایی پیدا کند.
• نام خودتان : اگر تنها کارافرین رشته ی تجاری تان هستید یا مخاطب به جای نام تجاری بیشتر شما را به نام مشخص خودتان می شناسد از اسم استفاده کنید.
• نام شرکت : اگر خواننده احتمالا" با نام شرکت شما اشناست اما لزوما" اسم شما را نمی داند از نام تجاری تان استفاده کنید .اگر شرکت شما معمولا" به جای اسم کامل از حروف اول اسم استفاده می کند دقت کنید که مخاطب حتما ان را بشناسد .
• نام شما و نام تجاری تان : اگر نماینده ی شخصی شرکتی بزرگ و معروف و یا نمایندگی انحصاری ان هستید .از نام خودتان در کنار نام تجاری تان استفاده کنید .
• نام نماینده : اگر نمایندگان زیادی در شرکت دارید که مشتریان ان ها را به نام می شناسند ادرس های ایمیل تان را با توجه به این نماینده ها به لیست های مختلفی تقسیم کنید و برای هر لیست از نام نماینده ی اشنای ان لیست استفاده کنید.
• آدرس: اگر نمایندگی شرکت بزرگی هستید یا دفاتر مختلفی دارید و مخاطبان احتمالا" نام افراد داخل سازمان را نمی دانند از جغرافیا استفاده کنید.
• دامین وبسایت : اگر احتمال دارد مخاطب نام دامین وبسایت شما را بیشتر از نام شما یا شرکت تان بشناسد از نام دامین استفاده کنید .اگر در نام دامین از حروف مخفف حروف ابتدای اسامی یا املای دیگری به غیر از نام شرکت استفاده کرده اید بهتر است برای وضوح بیشتر در سطر فرستنده از نام تجاری کامل شرکت استفاده کنید.
قوانین CAN –SPAM کنونی استفاده از اطلاعات غلط را در بخش فرستنده ممنوع کرده اند .دقت کنید اطلاعات قسمت فرستنده به طور صادقانه نمایانگر شما و کار تجاری تان باشد.