مدیران سیستم ایمیل درصد کمی از
فیلتر های محتوای ایمیل را به طور کامل کنترل می کنند تا نیازی نباشد که کاربران تنظیمات فیلتر را خودشان مدیریت کنند .مدیران سیستم ایمیل فیلتر خودکار را با پارامتر های جهانی ویژه تنظیم می کنند که درباره ی همه ی کاربران به یک شکل اجرا شود.
از انجایی که فیلترینگ ایمیل را معمولا" افرادی کنترل می کنند که دارای دانش فنی در تمامی زمینه ها هستند
محتوای ایمیل هایی که به طور خودکار فیلتر می شود بسیار متغیر است .فیلتر شدن خودکار بر روی تعداد کمی از ایمیل ها ی شما تاثیر می گذارد تا قبل از اینکه به طور اتفاقی با مدیریت سیستم اشنا شوید و با چرب زبانی از او بخواهید استانداردها ی فیلترینگ ویژه ی شرکت را کمی تعدیل کند کاری از دست تان ساخته نیست.
فیلتری که در کنترل کاربر قرار دارد
بیشتر فیلتر های ایمیل در برنامه ی ایمیل قرار دارند و با در نظر گرفتن اولویت های گسترده ی مشتریان برای فیلتر محتوای ایمیلی که دارای خصوصیاتی مانند اسپم است نوشته شوند .فیلتر های برنامه ی ایمیل تقریبا" همیشه به کاربر اجازه می دهند به تنظیمات پیش فرض فیلتر دسترسی یابد و ان ها را بر اساس اولویت های خودش تغییر دهد .فیلتر ها اغلب به محتوا مانند اسپم نگاه می کنند بنابراین از شبیه سازی روش های اسپمر ها اجتناب کنید.
با انجام کارهای زیر از شباهت ظاهر ایمیل تان به اسپم جلوگیری کنید.:
در سطر موضوع ایمیل نام کوچک مشترک را ننویسید.
این کار بین اسپمر ها رایج است زیرا بیشتر مشتریان متوجه نمی شوند چطور یک فرد کاملا" غریبه ممکن است نام کوچک ان ها را بداند .اسپمر ها از برنامه های خزنده در وب استفاده می کنند تا اطلاعات شما را از سربرگ ایمیل ها بیرون بکشند .بعد از چند بار گول خوردن بیشتر مشتریان این تکنیک را به اسپم ربط می دهند.
همیشه سطر فرستنده را به سربرگ ایمیل اضافه کنید.
حذف سطر فرستنده حقه ی اسپمر ها برای گول زدن مردم جهت باز کردن ایمیل است به امید اینکه مشتری کنجکاو شود چه کسی ایمیل را برایش فرستاده است بیشتر فیلتر ها به طور خودکار ایمیل بدون نام فرستنده را به عنوان ایمیل غیر قابل اطمینان شناسایی می کنند .
از علامت گذاری بیش از حد مثل ردیف هایی از علامت تعجب یا علامت دلار خودداری کنید.
اسپمر ها اغلب برای چشمگیرتر کردن ایمیل از ردیفی از علایم استفاده می کنند این عمل فقط توجه فیلتر های ایمیل را جلب می کند.
به ایمیل های بازاریابی ضمیمه اضافه نکنید.
هر ایمیلی که دارای ضمیمه ی نا اشنا باشد به طور قابل درکی مشتریان را عصبی می کند و ایمیل های دارای ضمیمه که به افراد زیادی ارسال شوند معمولا" فیلتر می شوند .
از حروف بزرگ در نوشتن تمام جمله استفاده نکنید.
نوشتن تمام جمله با حروف بزرگ توجه خواننده را به عنوان ایمیل جلب می کند این شیوه به همان نسبت که برای مخاطب ازار دهنده است مورد توجه فیلتر های ایمیل هم قرار می گیرند.