فهرست مطالب ایمیل عناوینی را لیست می کند که هر کدام به بخش مختلفی از متن ایمیل وصل می شود .
فهرست مطالب فقط وقتی لازم است که برای دیدن ان ها باید به پایین صفحه رفت .اگر فکر می کنید به خاطر حجم مطالب به فهرست نیاز دارید چند لحظه به این فکر کنید که دارید در یک ایمیل اطلاعات زیادی ارسال می کنید .ممکن است کم کردن مطالب و افزایش تعداد ایمیل راه حل بهتری برای خواندن سریع مطالب شما توسط مخاطب باشد.
اگر نمی توانید مطالب را کم کنید فهرست مطالب ابزار خوبی برای خلاصه کردن متن است و به خواننده اجازه می دهد مطلب مورد علاقه اش را جستجو و پیدا کند.
برای تنظیم فهرست ایمیل از نکات زیر استفاده کنید.
• برای فهرست مطالبتان عنوان تعیین کنید.از کلماتی مثل پیوند سریع یا سریع پیدا کنید استفاده کنید.
• عناوین پیوندهایتان را کوتاه نگه دارید. از چند کلمه ی اول عناوین مقاله ای که به ان پیوند می دهید
استفاده کنید یا اینکه عناوین کوتاه را به عنوان عناوین اصلی حفظ کنید و سپس با قرار دادن زیر عنوان ها در مقاله عناوین اصلی را توضیح دهید.
• عناوین پیوندها را واضح انتخاب کنید. پیوندها باید به طور واضح بیانگر مطلبی باشد که خواننده پس از کلیک کردن می بیند .معمولا" درک پیوندهای هوشمند که کنجکاوی ایجاد می کنند نسبت به عناوین سخت تر است و اگر پیام ایمیلی انتظارات فرد کلیک کننده را براورده نکند ممکن است باعث سرخوردگی او بشود .
• فهرست مطالب را در بالای خط حرکت نگه دارید.خط حرکت نقطه ای در صفحه نمایش خواننده است که از انجا بقیه ی متن ایمیل بدون حرکت به سمت پایین در همان پنجره ی پیش نمایش قابل تشخیص نیست .قسمت فهرست مطالب قرار است خواننده را از حرکت بی نیاز کند
.بنابراین اگر فهرست مطالب ان قدر طولانی است که از پنجره ی موجود تجاوز می کند احتمالا" متن ایمیل شما زیاده از حد طولانی است .
اضافه کردن پیوندهای مسیر یابی به وبسایت
اگر قرار است ایمیل شما تعداد بازدید کنندگان وبسایت را بالا بررد راهنمای پیوندهایی را که به وبسایت منتهی می شود به ان اضافه کنید تا مردم به اسانی ان را پیدا کنند .
در اینجا به روش هایی برای قرار دادن پیوندهای وبسایت در ایمیل اشاره می کنم :
• در طول قسمت بالا: وقتی هدف اصلی ایمیل افزایش بازدید کنندگان وبسایت است بهترین جای پیوندهای منتهی به وبسایت در بالای ایمیل است .
• در ستون جانبی : وقتی هدف این است که خواننده بدون توجه به وبسایت فقط برای فراخوان انجام کاری به ان مراجعه کند پیوندهای ان را در ستون جانبی قرار دهید.
• در طول قسمت پایین : قسمت پایین ایمیل جای مناسبی برای قرار دادن پیوندهای رسمی وبسایت درباره ی امور شرکت است مانند پیوندهایی به خط مشی خصوصی سایت یا اگهی های استخدام.
• در متن مقاله : زمانی که از متن مقاله یا از پیشنهاد ی استفاده می کنید که مطلب کامل ان در وبسایت قرار دارد متن را به پیوند راهنما تبدیل کنید برای مثال فروشگاه موزیکی هر اشاره ای به ابزارهای موسیقی را به صفحه ی کالایی مربوط به ان ابزار وصل می کند.
پیوند به فایل های ایمیل
با ایمیل همه نوع فایلی ارسال می شود اما فایل ضمیمه را باید به ایمیل های شخصی به افراد کمی در زمانی ویژه محدود کنید بیشتر برنامه های و سرورها ی ایمیل محیط امنی دارند که وقتی ایمیلی مشکوک به ایمیل تجاری است ان را با فایل های ضمیمه به پوشه ی اشغال می فرستند.
اگر چه فایل های ضمیمه آفت تبادل ایمیل اند.اما باز هم می توان با پیوند دادن فایل ها به یکدیگر در زمینه ی ایمیل از ان ها استفاده کرد.
برای پیوند به فایل قابل دانلود ( اگر فایل شما از طریق پیوندی روی وبسایت قابل دسترسی است :
1. جستجوگر وب را باز کنید و صفحه ای را که حاوی پیوندی به فایل شماست پیدا کنید.
2. پیوند را کپی کنید.
• ویندوز: کلیک راست کنید و کپی میانبر (copy shortcut) را انتخاب کنید.
• مکینتاش : کنترل کلیک کنید بعد کپی مکان پیوند copy link location را انتخاب کنید.
3. میانبر را به رابط کاربر ایجاد پیوند برنامه ی ایمیل تان وارد کنید.
• ویندوز: کلیک راست کنید و paste را انتخاب کنید.
• مکینتاش : کنترل – کلیک کنید و paste را انتخاب کنید.
اگر فایل روی وبسایت تان نیست
1. فایل را در یک پوشه ی عمومی بر روی سرور اپلود کنید.
2. موقعیت مکانی فایل را در رابط کاربر ایجاد پیوند برنامه ی ایمیل تان تایپ کنید.
پیوند به فایل های ویدئویی
ویدئو ابزاری قوی برای فروش در برخی از مشاغل است .اما اگر سعی کنید کل فایل ویدئویی را در یک ایمیل بفرستید دریافت آن مشکل می شود.به جای قرار دادن ویدئوی کامل در متن ایمیل عکسی از صفحه ی نمایش فایل ویدئویی در ایمیل بگذارید.
اگر ویدئو صدادار است قبل از کلیک به خواننده اخطار دهید زیرا ممکن است در محل کار یا جایی دیگر در حال خواندن ایمیل باشد که صدا برای دیگران مزاحمت ایجاد کند.
پیوند به فایل های صوتی
خواننده در حین گوش دادن به فایل های صوتی می تواند کارهای مختلفی انجام دهد .
مثلا" در حالی که پیوندهای موجود در ایمیل را نگاه می کند و روی ان ها کلیک می کند به این فایل ها نیز گوش دهد.این فایل ها را نیز مثل فایل های دیگر روی وبسایت قرار دهید و با استفاده از متن یا تصویر پیوند ان ها را در ایمیل تان بیاورید فایل های صوتی که موزیک ارامش بخش یا عناصر معنوی دیگر هستند ممکن است خواننده را از خواندن کلیک های مهم تر غافل کند بنابراین دقت کنید از این فایل ها در راستای انتقال پیامتان استفاده کنید.
اگر پیام اصلی شما همان فایل صوتی است مثلا" آگهی اخرین تیزر تبلیغاتی یا پخش یک شوی رادیویی آرشیوی کاربر را به وبسایت پیوند دهید تا فایل صوتی را روشن کند و به این ترتیب اطلاعات با ارزش را با گوش دادن دریافت کند.
پیوند به فایل های PDF
فایلهای PDF محبوب ترین فایل ها برای ارسال با ایمیل هستند.این فایل ها را نیز مثل فایل های دیگر به ایمیل تان اضافه اضافه نکنید بلکه ان ها را به جایی در وبسایت پیوند دهید.در جایی که پیوند را ایجاد می کنید دقت کنید حتما" به کلیک کنندگان بگویید که کلیکشان به دانلود منتهی می شود.