انتقال کل پیام در بدنه ی ایمیل وسوسه انگیز است .اگر پیامتان کوتاه و برای خواننده جذاب باشد جای دادن کل پیام در ایمیل ممکن است با اهداف شما و مخاطبانتان هماهنگ باشد .اما جملات و پاراگراف های متن وقتی با عناوین خلاصه یا تیزرهایی برای تشویق خواننده جهت جستجوی اطلاعات بیشتر و انجام کاری به غیر از
محتوای متن ایمیل ارائه می شود معمولا" موثرتر است.
اگر متن های متعدد یا موضوعات فراوانی از محتویات نامربوط دارید توصیه می کنم کل متن را در وبسایت تان بگذارید و در انتهای خلاصه ی متن در ایمیل پیوندی برای خوانندگان علاقمند به ادامه ی مطلب قرار دهید .
جملات و پاراگراف های متن ایمیل می تواند شامل این موارد باشد:
• مقاله های کوتاه و داستان ها : داستان ها و مقالات معمولا" باید خلاصه شده و به متن کامل روی وبسایت متصل شوند .زمانی که می خواهید بر نکته های اصلی داستان یا مقاله ای تاکید کنید و خواننده را به خواندن کل متن تشویق کنید استفاده از قطعه ی منتخبی از داستان یا مقاله گزینه ای مناسب برای خلاصه کردن متن است .
• عبارت ها ی ابتدا و انتهای نامه :
سلام های اول و اخر متن به شخصی کردن ایمیل و خلاصه کردن متن برای مخاطب کمک می کند این عبارات مودبانه نباید بیش از دو سه جمله باشند.
• توضیح درباره ی کالا و خدمات :
در قسمت توضیح درباره ی کالا و خدمات باید فواید خرید فوری را به طور خلاصه توضیح دهید یا مشتری را تشویق کنید برای اطلاعات بیشتر کلیک کند.
• دستورالعمل ها:
بیشتر مواقع لازم است به مخاطب بگویید در مورد محتوای ایمیل دقیقا" چه کاری انجام دهد.برای مثال , نوشتن شماره تلفن در متن ایمیل احتمالا" باعث هیچ تماسی نمی شود مگر اینکه از مردم بخواهید به دلیل ویژه ای تماس بگیرند وقتی از مخاطب می خواهید کاری را در مراحل مختلف انجام دهد به جای پاراگراف از عنوانی که به دنبال ان لیستی دسته بندی شده یا شماره گذاری شده قرار دارد استفاده کنید.
• تقدیر نامه ها و دانستنی ها :
تقدیرنامه ها و نظریات مشتریان را که از ایده ی اصلی ایمیل یا در خواست ان پشتیبانی می کنند باید در نقل قول ها بیاورید و منبع نقل قول را نیز بیان کنید.اگر تقدیر نامه های زیادی دارید یک یا دو مثال و پیوندی برای مشتریان در ایمیل تان قرار دهید تا مخاطب برای خواندن بیشتر کلیک کند.
• لیست ها :
متن های دسته بندی شده باعث می شوند بخش های طولانی متن و لیست ها خوانا شوند .علامت ها و لیست ها باید مهم ترین اطلاعات را در بخش ویژه ای از ایمیل خلاصه کنند .لیست ها وسیله ی مناسبی برای ایجاد پیوند های مرتبط به تجارت شما هستند اما لزوما" ارتباطی به محتوای ایمیل ندارند.
پست کردن متن های حجیم در وبسایت و ایجاد پیوند علاوه بر اینکه باعث می شود خوانندگان از تقسیم بندی زیاد مطالب نجات پیدا کنند مزایای دیگری نیز دارد.پیوندهای ایمیل قابل رهگیری هستند بنابراین می توانید متوجه شوید هر کسی چه زمانی برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره ی موضوعی که در ایمیل تان خلاصه کرده اید کلیک می کند .اگر تمامی متن را در ایمیل جای دهید متوجه نمی شوید ایا کسی ان را خوانده یا به ان علاقه ای دارد یا نه .