گاهی اوقات ممکن است صاحب لیست ایمیلی شوید که در مورد اجازه ی ان شک دارید یا اصلا" دارای
اجازه از صاحبان ایمیل نیست این مسئله معمولا"در یکی از شرایط زیر اتفاق می افتد :
• شرکتی در حال کار را خریداری کرده اید و بدون دانستن منبع ایمیل ها صاحب لیست ایمیلی شده اید .
• لیست شما شامل ادرس ادرس هایی است که در مدت زمان طولانی جمع اوری شده اند و نمی توانید تشخیص دهید از صاحبان ان ها چگونه اجازه گرفته اند.
• لیستی را خریداری کرده اید یا قبل از خواندن این فصل با کسب اجازه با استاندارد پایین لیستی ساخته اید و در حال حاضر نمی دانید لیست تان قابل استفاده است یا نه .
ارسال ایمیل به لیست های غیر مجاز ناقض
قانون CAN-SPAM است و ممکن است با تعداد زیادی شکایات اسپم از سوی مخاطبان مواجه شوید.مراحل زیر را انجام دهید تا میزان مجاز بودن لیست ارثی با اجازه های مشکوک را تشخیص دهید :
• با توجه به منابع ایمیل لیست تان را دسته بندی کنید اگر منبع ایمیل بیانگر رابطه ی تجاری دو جانبه ای نیست و مخاطب احتمالا" ادرس ایمیل شما را تشخیص نخواهد داد ان را دور بیندازید یا برای کسب اجازه کنار بگذارید.
منابع ممکن است شامل فرم های سفارش ,کارت های ویزیت ,مکاتبات ایمیلی ,دفتر نظرات یا لیست های خریداری شده باشد .به ندرت جزیئاتی درباره ی منبع لیست های ارثی در پایگاه داده یا یادداشتی پشت کارت ویزیت پیدا می کنید.بنابراین باید بتوانید با ربط دادن سابقه ی هر ایمیل با نشانه های دیگر منبع ان را حدس بزنید.
برای رنمونه اگر لیست شما شامل پایگاه داده های سیستم مدیریت ارتباطات مشتری است با فرض اینکه همه ی اسم ها در حین معاملات تجاری به دست امده اند ممکن است بتوانید از مشخصات تمامی مشتریانی که خرید کرده اند استفاده کنید.همیشه لیست های خریداری شده را دور بیندازید چون این لیست ها تقریبا" هیچ وقت برای شروع کار از مشترکان اجازه نگرفته اند .
• لیست تان را بر اساس تاریخ تنظیم کنید .آدرس همه ی مشتریانی را که در طول یک سال هیچ خریدی نکرده اند دور بریزید.
مشتریانی که سال ها قبل خرید کرده اند اما دوباره برای خرید رجوع نکرده اند احتمالا" اهمیتی به ایمیل های شما نمی دهند .آدرس های قدیمی تر را فقط در صورتی نگه دارید که صاحب ایمیل در حال حاضر مشتری شناخته شده ای باشد.
• لیست تان را به صورت چشمی چک کنید هر ادرسی را که با اسمی مبهم شروع می شود یا قسمتی از لیست توزیع کننده است حذف کنید.
نام های مبهم شامل @INFO یا @WEBMASTER است .غیر ممکن است مطمئن شویم ادرس های موجود در لیست های توزیع کننده بر اساس اجازه از صاحبان انها جمع اوری شده اند یا نه.
• بقیه ی لیست را گروه بندی کنید.در اینجا با توجه به نوع رابطه تان با صاحب ایمیل استفاده از پیامهای مختلف در برقراری ارتباط را مد نظر قرار دهید اگر ادرس ایمیلی مربوط به مشتری بالقوه است باید با ان نسبت به ادرس مشتریانی که بارها خرید کرده اند محتاط تر عمل کنید.
• برای ارسال ایمیل اجازه بگیرید.فقط و فقط اگر لیست ایمیلی مراحل قبلی را طی کرده و مطمئن شده اید که ادرس های داخل لیست افرادی هستند که با کار تجاری شما اشنایی دارند و با ان ها رابطه ی شخصی دارید باید برای کسب اجازه ی ارسال ایمیل با ان ها تماس بگیرید.اگر لیست کوتاهی دارید می توانید با تماس تلفنی یا ایمیلی حاوی پیوند تایید این کار را انجام دهید .اگر نمی توانید به طور شخصی با افراد تماس بگیرید
ایمیلی حرفه ای برای تایید کتبی برایشان ارسال کنید.تایید اجازه برای لیست های مشکوک ,تاریخ گذشته و قدیمی بسیار خسته کننده است .زیرا حتی اگر این مراحل را طی کنید باز هم بیشتر مردم ایمیل هایشان را هر از چند گاهی تغییر می دهند و پایگاه داده های شما ممکن است حاوی تمامی اطلاعات مورد نیاز برای گروه بندی مناسب لیست ارثی نباشد.
اگر مراحل قبلی سخت یا غیر ممکن به نظر می رسد یا اگر به خاطر نوع سازمان دهی پایگاهتان نمی توانید تصمیم گیری کنید احتمالا" باید این رنج را تحمل کنید و لیست را دور بیندازید یا سعی کنید بدون ارسال ایمیل از افراد موجود در لیست ارثی برای ارسال ایمیل اجازه بگیرید.
اگر لیست تان حاوی اطلاعات دیگری به غیر از ادرس ایمیل افراد است از نامه ی مستقیم ,تلفن یا از شیوه های دیگر استفاده کنید تا مشتریان را برای ثبت نام علنی در وبسایت یا در دفتر کارتان تشویق کنید .وقتی با مشترکان چنین لیست هایی تماس می گیرید وقت بگذارید برخی از مشوق های ارزشمند برای اشتراک در لیست ایمیل تان را برجسته کرده و در طول مسیر برای مشتری انگیزه ی خرید ایجاد کنید .قبل از اینکه روش های
جمع اوری اطلاعات تماس را که در بخش بعدی می گویم کنار هم بگذارید می توانید از این ایمیل ها برای ازمایش کردن پیامهای چاپی استفاده کنید و ببیند مردم به چه انگیزه هایی پاسخ می دهند.