درخواست اجازه

زمان برنامه ریزی برای راهبرد کسب اجازه خودتان را به جای مشترکان اینده بگذارید .بدین ترتیب در می یابید که تا چه حدی باید اجازه بگیرید تا توقعات ان ها را برآورده کنید.هر نوع اجازه ای مفهومی دو جانبه دارد .باید کاری کنید که هر مشترکی احساس رضایت کند ضمن اینکه احساس کند در اصل او بوده که به شما اجازه داده برایش ایمیل بفرستید .این نوع اجازه دو طرفه سه مرحله دارد که هر کدام نسبت به دیگری در سطح بالاتری از احساس رضایت قرار دارند : ضمنی ,علنی و تایید شده.

سطح اول :

اجازه ی ضمنی
اجازه ی ضمنی رخ می دهد که کسی ادرس ایمیلش را در حین ارتباطات تجاری در اختیار شما قرار می دهد .این مبادله به طور ضمنی حاکی از این است که برای دریافت ایمیل ادرس می دهد اگر چه این روش کسب اجازه گاهی اوقات از نظر مخاطب مشکلی ندارد اما ان را به عنوان بهترین را پیشنهاد نمی کنم . نمونه ای از این اجازه را زمانی می گیرید که مشتری بالقوه فرم ان لاینی را پر کند تا اطلاعاتی درباره ی خدمات شما دریافت کند .این فرم شامل قسمتی برای ادرس ایمیل است .مشتری ادرس ایمیلش را در فرم می نویسد و از شما انتظار دارد از این ایمیل برای ارسال اطلاعات مورد نیازش استفاده کنید.اگر ابتدا اطلاعات درخواستی اش را بفرستید سپس بدون اینکه قبلا" گفته باشید قصدتان از گرفتن ادرس ایمیل ارسال های دیگر است .ارسال تخفیف های هفتگی را شروع کنید با این خطر مواجه می شوید که مشترک شما را به عنوان متجاوز به حقوق شخصی اش تلقی کند.دلیل اینکه کسب اجازه ی ضمنی روشی حرفه ای محسوب نمی شود این است که برای ارتقاء ان به سطح استاندارد بالاتر هیچ کوششی صورت نمی گیرد در مثال قبلی :

صاحب تجارت می توانست به راحتی زیر بخش ادرس ایمیل پیوندی برای قوانین کسب اجازه اش اضافه کند یا چنین متنی بنویسید:

با وارد کردن ایمیل تان علاوه بر اطلاعات درخواستی به طور هفتگی اطلاعات مختصری درباره ی کالاهای به روز شده ی ما دریافت می کنید که هر زمان بخواهید می توانید از دریافت ان ها انصراف دهید.

سطح دوم :

اجازه ی علنی

کسب اجازه ی علنی وقتی انجام می شود که برنامه ی بعدی تان برای استفاده از ادرس ایمیل را طی متنی به وضوح به مشترک اینده اعلام می کنید.برای مثال : بازدید کننده ی سایتی ممکن است روی پیوندی که نوشته ( ثبت نام کنید تا خبرنامه ی هفتگی ما را دریافت کنید ) کلیک کند و سپس روی پیوندی دیگر در صفحه ی بعدی کلیک کند تا اطلاعات دیگری را در فرم ان لاین تایپ کند وقتی افراد با شما تماس می گیرند و در خواست می کنند ان ها را به لیست ایمیل تان اضافه کنید به شما اجازه ی علنی می دهند.
اجازه ی علنی لازم نیست خیلی طولانی یا پیچیده باشد اما مزایای ان ارزشش را دارد که روندی کاملا" علنی و شفاف در پیش بگیرید در اینجا مثال هایی از اجازه ی علنی اوردیم که می توانید از ان ها در مورد مشترکان خودتان استفاده کنید :

• لفظی :

وقتی شخصی با دادن کارت اشتراک ادرس ایمیلش را به شما می دهد یا ان را تلفنی می گوید می توانید از او بپرسید (( ایا می توانم به طور هفتگی دعوت نامه های ایمیلی برایتان ارسال کنم ؟ ))
• کتبی: اگر فردی ایمیلی بفرستد و بخواهد به لیست ایمیل تان اضافه شود می توانید جواب ایمیلش را بدهید و بپرسید (( در ضمن ایا می توانم شما را به ادرس های ایمیلم اضافه کنم تا خبرنامه ی ماهانه ی ما را دریافت کنید ؟))

• فیزیکی :

برخی از مشترکان به صورت فیزیکی از طریق دفتر مشتریان یا ثبت نام در فرمی ایمیل شان را به ادرس های شما اضافه می کنند.در چنین مواردی می توانید پلاکی با ظاهر حرفه ای پست کنید یا نشانه ای در کنار دفتر نظرات یا فرم ثبت نام بگذارید که روی ان نوشته است :متشکریم که با امضای دفترچه نظرات به ما اجازه می دهید کوپن های ایمیلی ماهانه مان را برایتان ارسال کنیم .تعهد می دهیم بدون اجازه ی شما هرگز ادرستان را در اختیار کسی خارج از این شرکت قرار ندهیم .

• به طور تصادفی :

گاهی اوقات در حین تعامل درباره ی اطلاعات ایمیلی می توانید به طور علنی از مشتری اجازه بگیرید .برای مثال از خریداران ان لاین بخواهید در حین خروج از اعتبارشان با انتخاب گزینه ای تخفیف هایی برای کالا یا خدمات مشابه دریافت کنند.متنی که درباره ی این جعبه توضیح می دهد به شرح زیر است : این گزینه را انتخاب کنید تا به طور منظم از تخفیف هایی برخوردار شوید که بر ارزش خرید شما می افزاید فقط دقت کنید گزینه ی مورد نظر به طور پیش فرض تیک نخورده باشد در غیر این صورت نمونه ای از اجازه ی علنی محسوب نمی شود . فرقی ندارد از چه روشی برای تایید این اجازه استفاده می کنید در هر حال باید همیشه شرایط مشترکان را در نظر بگیرید اگر مشترک شما بخاطر نیاورد که چه زمانی درخواست اشتراک کرده و یا ایمیل تان را نشناسد حتی اجازه ی علنی نیز ممکن است به شکایات اسپمی یا احساسات منفی منتهی شود در ادامه پیشنهاد هایی را مطرح می کنم که برای کسب اجازه ی قوی تر کاربرد دارند :

• تشکر کنید :

بلافاصله پس از اینکه مشترک به لیست شما پیوست برایش نامه ی خوشامد گویی بفرستید .

• در ایمیل قسمت یاداوری اضافه کنید :

پاراگرافی در بالای ایمیل اضافه کنید و به مخاطبتان یاداوری کنید چطور ادرس ایمیلش به لیست اضافه شده است .

• نشان تجاری تان را تقویت کنید :

لوگو و رنگ ها را به فرم ثبت نامتان اضافه کنید و دقت کنید ایمیل های بعدی با نشان تجاری تان هماهنگی داشته باشد.

• ظاهر اشنای ایمیل را تقویت کنید :

دقت کنید سطر فرستنده در سربرگ ایمیل به یاد ماندنی و قابل شناسایی باشد .

• نامه ی یاداوری بفرستید :

بطور دوره ای نامه ای بفرستید و به مشترک یاداوری کنید که دقیقا چطور ایمیلش را به دست اورده اید و پیوندهایی برای به روز کردن اولویت ها و لغو اشتراک در اختیارش قرار دهید.


سطح سوم:

اجازه ی تایید شده
اجازه ی تایید شده زمانی کسب می شود که شخصی به طور علنی یا ضمنی در لیست ایمیل مشترک می شود و شما در پاسخ ایمیلی ارسال می کنید و به او یاد اوری می کنید که لازم است با خواندن متن مورد نظر شما علایقش را تایید و سپس بر روی پیوند تایید کلیک کند .اگر مشترک ادرس ایمیلش تایید نکند حتی اگر به صورت علنی فرمی را پر کرده و تحویل داده باشد و دفتر نظرات را نیز امضا کرده باشد ادرسش به لیست شما اضافه نمی شود .اگر چه اجازه ی تایید شده حرفه ای ترین شکل کسب اجازه است اما باز هم درک ان برای مشترکان مشکل است بنابراین استفاده از ان همیشه مناسب نیست به طور کلی وقتی می خواهید کاملا" مطمئن شوید مشترک ایمیل تان را می خواهد باید از اجازه ی تایید شده استفاده کنید.
اجازه ی تایید شده وقتی مناسب است که :

• اطلاعات حساس را ارسال می کنید.
• احتمال دارد مشترک ثبت نامش را فراموش کرده باشد.
• بخواهید سوابق اجازه ی مشترکان برای ارسال ایمیل را ذخیره کنید .

تعداد پاسخ به ایمیل های تایید اجازه بسیار کم است بنابر این اگر برای ساخت لیست ایمیل تان از اجازه ی علنی استفاده می کنید ممکن است مشترکانی را که واقعا" دوست دارند در لیست شما باشند اما فراموش می کنند ایمیل تایید را بخوانند و روی پیوند کلیک کنند از دست بدهید اما در مقابل احتمال اینکه مشترکانی که پیوند تایید را ارسال کرده اند ایمیل شما را دریافت و باز کنند از تمامی مشترکان دیگر بالاتر است .