جمع آوری آدرس ایمیل کار آسانی نیست برخی از مردم آن قدر از ایمیل های ناخواسته آزار دیده اند که حاضرند هرچیزی در اختیار شما قرار بدهند به غیر از ایمیل شان .دیگران نیز ممکن است ایمیل شان را به شما بدهند اما حتی اگر مشتریان وفاداری هم باشند وقتی ایمیلی بر خلاف انتظارشان از شما می گیرند به لغو اشتراک یا
اسپم کردن ایمیل تان متوسل می شوند.
خوشبختانه برای تاثیر گذاری به لیست ایمیلی خیلی طولانی نیاز نداریم.بهترین لیست های ایمیلی ان هایی هستند که شامل موارد زیرند:نام مشتریان وفادار قدیمی , معرف هایی که به فضای خصوصی ان ها احترام می گذارند و مشتریان بالقوه و علاقمندی که شما و کارتان را آنقدر خوب می شناسند که ایمیل تان را در بین ایمیل های دیگر تشخیص می دهند.
از کجا و چگونه اطلاعات تماس را جمع آوری کنیم
به طور کلی کیفیت لیست ایمیل شما به این بستگی دارد که در مرحله ی اول از کجا و چگونه اطلاعات را ذخیره و مدیریت می نمایید.بهترین کار برای اطمینان از کیفیت اطلاعات این است که انها را به طور مستقیم از صاحب اصلی ان یعنی همان مشتریان قدیمی و بالقوه جمع آوری کنید.
کار اصلی شما فراهم ساختن انگیزه ها و فرصت ها ی متعدد برای مشتریان قدیمی و بالقوه برای در میان گذاشتن اطلاعاتشان و کنترل کیفی موثر و کارآمد اطلاعات به دست آمده است .بیشتر شرکت ها بر پایه ی قدرت اطلاعات تماسی که در دست دارند,خرید و فروش می کنند.لیست اطلاعات با کیفیت که به شکلی مفید ذخیره شده باشد ,معدن طلایی برای هدف قرار دادن ایمیل های بازاریابی و تبدیل مشتریان بالقوه و قدیمی به مشتریان ثابت و وفادار است .
آماده کردن پایگاه های داده های ایمیلی
برای ارسال ایمیل به لیست تان باید آن را به شکل الکترونیکی درستی ذخیره کرده باشید.بنابر این مراقب باشید هر اطلاعاتی که جمع آوری می کنید به پایگاه داده ها اضافه کنید .ایجاد و حفظ یک پایگاه الکترونیکی به شما کمک می کند :
• لیست اطلاعات را به آسانی تنظیم و بررسی کنید.
• برای ارسال ایمیل های هدفمند لیست داده ها را به بخش های مختلفی تقسیم کنید.
• مخاطبان غیر عضو را رسیدگی و پیگیری کنید.
• لیست تان را بررسی کنید تا گزارش ها و اطلاعات مفیدی از آن بیرون بکشید.
برای بازاریابی ایمیلی موثر لازم نیست پایگاه اطلاعات خیلی پیچیده ای داشته باشید.البته خصوصیات ویژه ی این پایگاه داده ها توانایی شما را برای هدف قرار دادن مخاطبان با پیام های ویژه بهبود می بخشد .اما به یاد داشته باشید که پایگاه داده های پیچیده نسبت به پایگاه های ساده گران تر است .دقت کنید هر قابلیت تزیینی که به داده هایتان اضافه می کنید ,در ازای هر دلاری که خرج برمی دارد سودی بیش از ان داشته باشد.اگر مطمئن نیستید کدام پایگاه داده بهترین نتیجه را می دهد با استفاده از پایگاه داده ی اصلی یا با ابزار پایگاه داده ی شرکت خدمات دهنده ی ایمیل کار را شروع کنید .وقتی راهبرد بازاریابی ایمیلی شما از سطح قابلیت های اولیه بالاتر رفت فرصت هست که آن را ارتقا دهید .دقت کنید پایگاه داده هایی که انتخاب کرده اید اطلاعات را به آسانی به شرکت سرویس دهنده منتقل کند یا ان ها را هماهنگ کند .بیشتر شرکت های خدمات ایمیل به شما اجازه می دهند تا اطلاعاتتان را وارد کنید یا ان ها را با کاربری پایگاه داده های زیر هماهنگ کنید:
• Aut look & outlook express
• Excel
• Quick books
• ACT
• Goldmine
• Access
• Eudora
• Mac mail & Address Book
فرقی نمی کند که از برنامه ی پایگاه داده ی معروفی استفاده می کنید یا از راه حلی سفارشی به هر حال بیشتر پایگاه های داده ها اطلاعات را به صورت یک یا چند قالب هماهنگ به بیرون می فرستند .از شرکت خدمات تان لیست قالب های مورد پشتیبانی اش را بگیرید و سپس نحوه ی ارسال اطلاعات را در این پایگاه بررسی کنید تا ببینید ایا با کار شما تناسب دارد یا نه.
توصیه نمی کنم اطلاعات را فقط در سیستم پایگاه داده ی تماس ها ی ثبت نام نکرده هم دسترسی داشته باشید .اگر کسی در اینده از دریافت ایمیل های شما انصراف بدهد به این معنا نیست که مشتری خوبی نیست یا نخواهد بود.شماره تلفن ها , ادرس های ایمیل و اطلاعات رفتاری حتی بعد از اینکه کسی از لیست شما انصراف داد نیز مفید هستند.
زمانی که پایگاه داده های آماده ی پذیرش اطلاعات است در این مورد تصمیم گیری کنید که مشترکان اینده قرار است کجا و چگونه در لیست ایمیل شما ثبت نام کنند.